內部管理三問

2022-05-31 15:48:30

2022年5月28日,在周六全體管理干部早會上,總經理王風華先生讓運營總監和物流副總分享了本次由總經辦牽頭組織的內審時所發現的問題,并以此為引題,闡述了內部管理“三問”,即如果我們的系統這么完美,為什么有這么多的行為游離在系統之外?如果我們的內控這么健全,為什么有這么多的問題經常發生?如果我們的管理這么有邏輯,為什么有這么多的問題長期得不到解決?

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這周,在總經辦的牽頭下,內審組對各模塊的管理現狀進行了審核和評估。在內審過程中,我們發現了一些不規范的問題,比如ERP系統部分模塊之間的數據關聯性不強、業務員銷單滯后、倉庫工作人員不及時輸單等。造成上述問題,一方面是工作人員專業性不足,另一方面是員工在日常工作中沒有養成按規矩做事的工作習慣。今天所講的“內部管理三問”是對過去工作不足的總結,是對企業精神“認真、嚴謹、規范、高效”踐行情況的反省。同時,也是我們未來改善的工作重點之一。

一、如果我們的系統這么完美,為什么有這么多的行為游離在系統之外?

早在2007年,公司就開始推行ERP系統,讓大家在智能平臺上,按統一的規則做事。過去15年了,我們的日常工作還有很多行為是游離于系統之外。譬如經常發生刪單的現象導致系統中的數據前后銜接不起來,實物入庫了還需要補齊前工序的首檢確認記錄,貨都發給客戶了系統中的測試報告還沒有上傳……公司把架構、體系、制度、流程等融入系統,其目的是希望確保物流、信息流和數據流的統一性,為決策層的判斷和決策提供準確、及時的信息。但是,由于員工的工作習慣問題,導致ERP系統中的數據和信息不能反應當下實際狀態。由于管理者在處理問題時沒有做到當人、當地、當時解決,影響了問題處理的時效性。這段時間,我經常講到一個案例:4月30日,由于雅格分廠停電,導致亮燈看板因產出不足而觸發預警。雅格生產副總李磊到5月4日(五一收假后)才回復4月30日的預警。預警的目的是什么?不是補記錄,而是讓管理者在收到預警信息后第一時間到現場,快速的解決問題。公司推行ERP系統一方面是實現物流、信息流和數據流的合一,另一方面是通過ERP系統管理工具來約束員工的操作行為和改變員工工作的隨意性。記得在2017年的“三流會”上,公司要求業務、財務和生產等單位的負責人列席會議,其目的是讓不同的模塊的工作人員在ERP系統上協同作戰,以確保數據流和信息流的準確性和及時性。從今日起,在系統數據維護方面,無論是策劃者、執行層,還是監督單位都要正視問題,并找方法解決問題。比如是邏輯和流程問題,標準辦要牽頭策劃;是系統本身功能不足或存在漏洞,資訊部要補齊短板和完善系統;是執行過程中不按要求做事的問題,分管負責人要做好督導,監督單位要拿出態度來,該處罰的要從嚴處罰;對不能勝任工作或沒有成長思維的人員,人資部要做好人員儲備,該換人的要換人。

二、如果我們的內控這么健全,為什么有這么多的問題經常發生?

在內審末次會議上,內審負責人問到系統中的數據與實物的流轉是否一致時,財務人員回復:通過盤點確定實物都在車間或倉庫,但是由于工作人員沒有及時繳單或輸單,導致系統里的數據不能反應物料的真實流轉狀態。如果系統里的數據不準確,不能為管理者的判斷和決策提供依據,就等同于內控失效。在日常工作中,類似的情況還有很多,比如內審組成員發現:業務員的工作習慣很不好,貨都發給客戶了,一兩周還不銷單;MPS專員在簽核交期時沒有考慮到工藝的復雜程度;物控員在下采購時沒有認真評估供應商的產能等等。其實,內控工作是否健全,不是看你邏輯策劃得有多嚴謹、流程有多規范、系統中設置的控制點有多少,而是看你的執行過程是否遵循規則,執行結果是否達到預期??陀^的說,如果我們的內控健全就不會出現這么多拖期訂單,如果我們的內控健全就不應該出現產出不均衡,如果我們的內控健全就不應該有那么多尾數長期沒有清完……在內控方面,我們要有以結果為導向的思維,不能看你做了什么,而是看你實現了什么。我們不能做規劃的優等生,執行結果的困難戶。

三、如果我們的管理這么有邏輯,為什么有這么多的問題長期得不到解決?

今天早上,我收到A009客戶關于板材架高低腳的投訴和Q005客戶的交期投訴。這兩起投訴也是我們長期得不到解決的問題。在日常管理工作中,類似的問題還有很多,比如稽查部門每周通報PE策劃存在工序多建或少建的問題、成品車間發現腳套松動問題、一些五級預警長期消不掉等。如果我們的管理工作這么有邏輯,就不會出現這么多問題長期得不到解決。一個學習型的組織應有成長思維,能把學到的知識應用到工作中去,把工作中的經驗進行總結并制定成標準。其實,最好的學習就是問題學習,即在解決問題的過程中去汲取教訓和總結規律。如果不能學以致用,那么我們組織的如經理讀書會、讓經理每天寫讀書心得,讓CQE寫CAP改善報告并到車間培訓等活動的意義和價值又如何體現?

無論是系統維護還是內控管理,我們都應遵循“認真、嚴謹、規范、高效”的企業精神。在系統數據維護的方面,策劃者、執行層和監督單位都要正視問題,找方法解決問題,并讓員工養成按要求做事的工作習慣。在內控方面,我們要以結果為導向,不能做規劃的優等生,執行結果的困難戶。同時,我們要有成長思維,做到學以致用,在解決問題的過程中去汲取教訓和總結規律。

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